Opgeloste knelpunten 2017

We hebben hard gewerkt om de knelpunten van vorig seizoen voor u op te lossen. Hieronder kunt u lezen welke maatregelen we hebben getroffen voor welk knelpunt.

1. Unieke klant identiteit

Knelpunt:

Eén van de belangrijkste problemen had te maken met het feit dat de klant geen unieke identiteit had omdat alleen het e-mailadres werd gebruikt. Dit staat ondertussen ook wel bekend als de ‘broertjes-zusjes-problematiek’. Dat ging bijvoorbeeld als volgt: een moeder bestelt voor haar 4 kinderen de digitale lesmaterialen. Ze heeft 4 keer ingelogd, heeft 4 keer een bestellingen geplaatst en heeft 4 keer hetzelfde, haar eigen, e-mailadres gebruikt. Hierdoor werden alle licenties op het e-mailadres van de moeder geleverd en het was onmogelijk om dit naar haar 4 kinderen te sorteren of door te sturen.

Oplossing:

We hebben dit op twee manieren opgelost, afhankelijk van de uitleverkeuze van de school voor digitaal lesmateriaal. Elke leerling krijgt hoe dan ook een unieke identiteit zodat het onmogelijk is dat er geleverd wordt op 1 e-mailadres zoals in bovenstaand voorbeeld.

  1. Bestelling uitgeleverd op ELO:
  • De identificatie van bestelling van de gebruiker is nu klantnummer (i.p.v. e-mailadres).
  • Door het pre-matchen wordt de schoolidentiteit (school NEPRI) aan de bestelidentiteit gekoppeld.
  • Met de schoolidentiteit krijgt de leerling toegang tot de bestelde licenties.

2. Bestelling uitgeleverd op Bundle:

  • De identificatie van bestelling van de gebruiker is nu klantnummer (i.p.v. e-mailadres).
  • De leerling logt in op Bundle met LearnID.
  • Door het invullen van de persoonlijke code weten we zeker dat hij/zij degene is voor wie is besteld en waarmee de Bundle identiteit (ITLN NEPRI) aan de bestelidentiteit wordt gekoppeld.
  • Met de Bundle identiteit krijgt de leerling toegang tot de juiste licenties.

3. Uitzondering: er zijn een beperkt aantal scholen die met hun schoolidentiteit op Bundle inloggen.

  • De identificatie van bestelling van de gebruiker is nu klantnummer (i.p.v. e-mailadres).
  • De leerling logt in op Bundle met zijn schoolaccount waardoor de leerling daar bekend is met zijn schoolidentiteit (School NEPRI).
  • Door het invullen van de persoonlijke code weten we zeker dat hij/zij degene is voor wie is besteld en waarmee de schoolidentiteit aan de bestelidentiteit wordt gekoppeld.
  • Met de schoolidentiteit krijgt de leerling toegang tot de juiste licenties.


2. Inloggen LearnID

Knelpunt:

Het inloggen was vorig jaar soms verwarrend. Er werden per ongeluk nieuwe accounts aangemaakt terwijl de gebruiker dacht dat deze aan het inloggen was. Ook waren er problemen met de wachtwoordfunctie.

Oplossing:

Samen met scholen, ouders en leerlingen werkten we samen aan het vernieuwen van deze schermen. Zodat we het inloggen met LearnID zo vriendelijk en makkelijk mogelijk maken.

Dit is nieuw:

  • Registratie en inlog gescheiden
  • Bij aanmaken van je account wordt twee keer om je e-mail adres gevraagd om fouten te voorkomen
  • Eenvoudige toegang met ‘wachtwoord vergeten’ functie
  • Je kunt je accountgegevens en wachtwoord wijzigen

Nieuw ontwerp inlogscherm

Een frisser ontwerp, handiger in gebruik. Het inloggen ziet er iets anders uit, het is nu direct duidelijk door het herkenbare kleurgebruik van VanDijk zodat je direct weet dat je op de juiste plek bent. De nieuwe inlogpagina stelt zich automatisch in op jouw apparaat. Of je nu een smartphone, pc, tablet of laptop gebruikt.


3. Ketenregisseur

Knelpunt:

Er zijn veel op elkaar ingrijpende wijzigingen doorgevoerd door de keten. Wijzigingen hadden onder andere betrekking op het verbeteren van privacy maar er was onvoldoende regie op de hele keten.

 Oplossing:

Het aanstellen van een ketenregisseur. De ketenregisseur heeft als taak om met centrale regie en ketenbrede afstemming de toegang tot digitale leermiddelen voor leerlingen het komend jaar zo soepel mogelijk te laten verlopen. Harold Rimmelzwaan (voormalig CEO Malmberg) is door EDU-K benoemd tot onafhankelijk ketenregisseur. Edu-K is het platform waarin de verschillende partijen in de onderwijsketen samenwerken, waaronder de VO-Raad.

De ketencommunicatie heeft een nieuwe impuls gekregen. Via de website www.directetoegang.nl wordt procesmatig, en in nauw overleg met de ketenpartijen, gecommuniceerd met de scholen.


4. Communicatie VanDijk

Knelpunt:

Er was gebrekkige communicatie. Informatie was onvolledig, onduidelijk of helemaal niet.

Oplossing:

VanDijk heeft een aantal communicatiekanalen ingericht om scholen beter te informeren.

  • Evenementen. VanDijk heeft een ‘goede start’ evenement georganiseerd [maart 2018] om een toelichting en antwoorden te geven op de problematiek van afgelopen seizoen. Ook is er een ‘veelgestelde vragen’ document op basis van de vragen van de aanwezige klanten opgesteld en gedeeld.
  • Nieuwsbrief Digitaal. Er is een VanDijk nieuwsbrief die regelmatig verschijnt om scholen te informeren over de ontwikkelingen van digitaal lesmateriaal.
  • VanDijk 6 stappen plan. Er is een stappenplan per uitleverroute ontwikkelt. Zo weet de school wat wij van de school verwachten en wat de school van ons kan verwachten.
  • Communicatieplatform. Dit platform waar u nu bent is geïntroduceerd in juni. Hier informeren wij scholen over wat er nodig is voor een goede start van het schooljaar met digitaal lesmateriaal.
  • Social media. Naast het reguliere webcare team zijn hebben onze social media kanalen nieuwe community managers gekregen.

5. IT testen 

Knelpunten:

Grote mate van verwevenheid met reguliere activiteiten en onvoldoende integraal test voor start van het schooljaar.

Oplossing:

Geen grote ICT wijzigingen meer na 1 mei. Dit geldt voor de hele keten. En er is een uitvoerig test programma. Natuurlijk bij VanDijk zelf maar dit jaar is het nieuw dat we dit samen met de keten organiseren.

Ketenbrede acceptatie test – halverwege mei & begin juni.

De ketenbrede acceptatietest gebeurt onder regie van de keten. Dit betekent dat alle partijen [uitgeverijen, distributeurs, ELO’s] wekelijks met elkaar de resultaten afstemmen. Het doel van deze acceptatietest is vooraf te achterhalen welke problemen de gebruiker kan verwachten. In de acceptatietest bootsen we de werkelijkheid na. Als er in mei nog verbeterpunten uit de test komen, verwerken we deze en testen we begin juni nogmaals.

Hier kunt u een achtergrond artikel lezen over de testdag in juni.